VOORWAARDEN | BEURSWERELD

Algemene Voorwaarden – Beurswereld

1. Definities

Organisator: de partij die verantwoordelijk is voor de organisatie van de beurs.
Bezoeker: iedere persoon die toegang verkrijgt tot de beurs.
Standhouder: iedere partij die een stand huurt of gebruikt tijdens de beurs.
Beurslocatie: de fysieke locatie waar de beurs plaatsvindt.

2. Toegang en Tickets

Toegang tot de beurs is uitsluitend mogelijk met een geldig toegangsbewijs.
Tickets zijn persoonsgebonden en mogen niet zonder toestemming worden doorverkocht of overgedragen.
Kinderen onder 16 jaar hebben alleen toegang onder begeleiding van een volwassene.
Kinderen onder 12 jaar mogen gratis binnen.
Tickets worden nooit terugbetaald

3. Gedragsregels

Bezoekers dienen zich respectvol te gedragen tegenover andere bezoekers, standhouders, medewerkers en de locatie.
Het is verboden wapens, drugs, alcohol of gevaarlijke voorwerpen mee te nemen naar de beurs.
Cosplay is uiteraard toegestaan mits het kostuum geen gevaar vormt en voldoet aan de veiligheidsrichtlijnen van de organisator.

4. Aansprakelijkheid

De organisator is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal, schade of beschadiging van persoonlijke eigendommen van bezoekers of standhouders.
De organisator is niet verantwoordelijk voor ongevallen, letsel of schade die plaatsvinden tijdens de beurs of op de beurslocatie, tenzij deze het directe gevolg zijn van grove nalatigheid van de organisator.
Betreden van de beurs en deelname aan activiteiten geschiedt volledig op eigen risico.
Standhouders zijn zelf aansprakelijk voor hun producten, transacties en eventuele schade die zij veroorzaken.
Eventuele schade veroorzaakt door bezoekers, standhouders of derden aan de beurslocatie of eigendommen van de zaaluitbater zal moeten worden vergoed in samenspraak met de zaaluitbater.

5. Standhouders

Standhouders dienen zich te houden aan de door de organisator vastgestelde op- en afbouwtijden.
Het is verboden namaak- of illegale producten te verkopen. (ook Temu, Shein, enz)
Standhouders zijn zelf verantwoordelijk voor de juistheid van prijzen en productinformatie.
Plaats geen goederen of reclame naast of voor de tafels te plaatsen, de doorgang moet ten allen tijde vrij blijven.
Zorg voor uw eigen betalingsmodaliteiten zoals cash, Payconiq, enz. Voorzie voldoende wisselgeld.

6. Veiligheid

De organisator kan veiligheidsmaatregelen nemen zoals tassencontroles en metaaldetectie.
In geval van calamiteiten dienen aanwijzingen van beveiliging en organisatie strikt opgevolgd te worden.

7. Foto- en Videorechten

Tijdens de beurs kunnen foto’s en video-opnames gemaakt worden voor promotionele doeleinden.
Met betreding van de beurslocatie geeft de bezoeker toestemming voor gebruik van beeldmateriaal waarop hij/zij mogelijk zichtbaar is.
Ook foto's die worden toegestuurd kunnen gebruikt worden voor reclamedoeleinden.

8. Annulering en Overmacht

Bij annulering door de organisator wegens overmacht (bijv. ziekte, ongeval, pandemie, natuurramp, overheidsmaatregelen) kan de beurs worden verplaatst of geannuleerd.
Reeds betaalde tickets blijven geldig voor een nieuwe datum, tenzij anders vermeld.
Vroegtijdige annulatie van standhouders kan leiden tot verplaatsing naar een volgend evenement. Laattijdige annulatie kan leiden tot verlies van inschrijvingsgeld. De organisator zal hierin het beslissingsrecht behouden.

9. Privacy

Persoonlijke gegevens die worden verzameld bij ticketverkoop of inschrijving worden uitsluitend gebruikt in overeenstemming met de geldende privacywetgeving.

10. Toepasselijk Recht

Op deze voorwaarden is uitsluitend het recht van België van toepassing.
Geschillen zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Leuven.

11. Cosplay & Props

Cosplayers wordt aangeraden zich vooraf in te schrijven via het online pre-registrationformulier. Dit zal de wachttijd bij de ingang aanzienlijk verkorten.
Elke cosplayer is verplicht langs de weapon check te passeren voor controle van props, wapens en attributen.
Het is verboden om echte wapens of gevaarlijke voorwerpen mee te nemen. Ook scherpe metalen voorwerpen, werkende vuurwapens, luchtdrukwapens of pyrotechnisch materiaal zijn niet toegestaan.
Props moeten voldoen aan de richtlijnen van de organisator en mogen geen gevaar vormen voor bezoekers of de locatie.
Cosplayers die zich niet houden aan deze regels kunnen de toegang tot de beurs worden ontzegd.
Realistische imitatie-wapens en stalen voorwerpen, zoals zwaarden en katana’s, zijn niet toegestaan in openbare ruimtes, waaronder straten, metrostations en zowel binnen als buiten de evenementenlocatie. Deze voorwerpen kunnen onmiddellijk in beslag worden genomen door de autoriteiten.
Zwaarden en katana’s die tijdens het evenement worden gekocht, moeten in de originele verpakking blijven tot je thuis bent. Indien een verkoper een artikel aanbiedt zonder verpakking, aanvaard dit niet, aangezien het bij het verlaten van de locatie of in openbare ruimtes in beslag kan worden genomen.
Alle props moeten worden vervoerd in gesloten tassen om misverstanden te voorkomen en de veiligheid te garanderen.
Bezoekers die realistische militaire kostuums dragen, moeten een vooraf aangekocht ticket hebben om hun outfit te verantwoorden. Deze kostuums mogen niet buiten de evenementenlocatie worden gedragen.
Maskers die een deel of het hele gezicht bedekken zijn verboden in metrostations, op straat en buiten de evenementenlocatie. Binnen het evenement zijn maskers toegestaan na de toegangscontroles.
Wees altijd respectvol en attent tegenover anderen. Houd er rekening mee dat niet iedereen buiten het evenement bekend is met cosplay of de beurs. Het is belangrijk om geen onnodige onrust te veroorzaken.

12. Inbegrepen bij reservatie standhouder

Huur tafels en stoelen
Toegang tot evenementzaal volgens uren aangekondigd door organisator
Aantal polsbandjes / toegangsbandjes:
- 1 à 2 tafels = 2 bandjes
- 3 à 4 tafels = 3 bandjes
- + 5 tafels = 4 bandjes
- + 10 tafels = 5 bandjes
Extra bandjes kunnen aangekocht worden aan €5 excl. BTW/st